Evernote, comment commencer ?

Endi, 22 septembre 2016 -

Il y a quelque temps, une petite matinée de formation sur l’outil Evernote s’est improvisée, dispensée par Lilian dans l’espace café de Yelloworking. Il s’agit d’un des deux outils qui ont beaucoup aidé durant la première année de l’aventure Yellow, avec Crmble.
Cet outil, à installer ou à utiliser en ligne, permet une prise de note complète ( notes, rappels, PDF, email, photos, notes audio … ) et une organisation optimale.

Voici une petite vidéo d’introduction :

Sachant que l’équipe Yelloworking utilise Evernote au quotidien, de nombreux Yelloworkers s’y sont mis. Certains ne sachant pas trop par où commencer, ont réclamé l’organisation d’une séance de formation informelle. Celle-ci s’est suivie d’une distribution de goodies, et de petites sessions de conseils individuels.

Voici donc un résumé de ce qui a été dit :

Evernote, les grandes lignes

Tout capturer

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Vous pouvez désormais capturer toute l’information, n’importe quand et n’importe où. Par exemple : une note audio en voiture, un mail important sur mobile, une image depuis vos fichiers, un site intéressant, un article dans le journal du matin….

On n’a plus besoin de réfléchir à l’information en fonction de son format pour pouvoir l’utiliser !

Pour cela, deux outils essentiels :

Et deux outils facultatifs :

Tout organiser

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Evernote peut paraître déroutant par ses façons d’organiser l’information. En effet, il est compliqué de changer ses habitudes de rangement. Nous sommes, pour la plupart habitués à l’archivage hiérarchique en dossiers imbriqués, hérité de l’informatique de l’an 0. N’oublions pas que l’an 2000 est passé depuis plus de 16 ans et que tout évolue peu à peu, il est sain de questionner ses pratiques régulièrement.

Dans Evernote, il n’y a que trois systèmes de rangement : étiquettes, carnet de notes ,piles de carnets. L’astuce pour s’y retrouver : privilégier la simplicité et  utiliser le moteur de recherche puissant d’Evernote !

Nous vous conseillons de privilégier l’utilisation des étiquettes (ou tags), quitte à en abuser !

Par exemple, utilisez « inspiration » quand vous trouvez une photo sympa, « idée » pour un éclair de génie et « a garder » pour vos papiers importants… a vous de trouver les raccourcis qui vous correspondent.

Tout retrouver

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Comme nous vous le disions, précédemment, le moteur de recherche d’Evernote est puissant, voire surpuissant. Celui-ci recherche efficacement des mots clés dans les notes, le contenu des fichiers que vous avez joint (pdf, spreadsheet …) et même dans les images que vous avez, même s’il s’agit d’un document écrit à la main !

Chez Yelloworking, nous utilisons beaucoup les recherches avancées, que nous enregistrons et plaçons en raccourci. Il s’agit donc de filtres précis qui nous permettent de retrouver, par exemple, toutes les notes dans lesquelles il reste une tâche à faire (une case à cocher), les notes du carnet factures qui ne sont pas étiquetés « payé », ou les notes qui possèdent simultanément les étiquettes « idées » et « décoration » mais pas « mis en place ».

Il existe aussi la fonctionnalité « Contexte » et qui trouvera pour vous les notes similaires à celle que vous consultez, et même des liens vers des sites qui évoquent les mêmes thématiques. Ce n’est pas toujours pertinent, mais ça peut aider à (re)trouver des informations cruciales.

Tout partager

Quelques exemples d’utilisation

En résumé

evernote

Les non-initiés auront du mal à y croire, mais avec Evernote, on peut tout faire ou presque, à vous de trouver l’utilisation qui vous convient ! L’important c’est qu’elle reste simple et vous fasse gagner du temps (ou plutôt éviter de vous en faire perdre). Privilégiez le contenu à la forme, libérez-vous des contraintes de papier et de formats !

Et enfin, pour aller plus loin dans l’utilisation d’Evernote, jetez un oeil au site francophone A quoi sert l’éléphant, qui comprend un ebook très complet, co-écrit par Lilian. La partie blog vous livrera quelques astuces à avoir sous la manche.

On espère que ce guide vous a été utile. L’équipe essaye constamment de nouveaux outils et développe même les siens de temps à autre. À l’heure de cet article, c’est principalement les outils Trello, Google Drive et Slack qui rythment nos activités quotidiennes.

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